Poslední globální kancelářská revoluce proběhla v sedmdesátých letech a zdá se, že nastává další. Je čas podívat se na nejnovější trendy, které se týkají práce mnoha kancelářských profesí.

Těmi, které se věnují informačním technologiím počínaje, právníky, projektanty a redakcemi konče.

Poslední globální kancelářská revoluce se sice rodí v Německu, ale do světa se jako novátorský koncept rozšíří v sedmdesátých letech z USA. Open Space, alias otevřený prostor.

Sdílená kancelář, kde pracují všichni společně v jednom velkém prostoru, odděleni maximálně nízkými přepážkami. Šéfové si pochvalují dokonalý přehled o zaměstnancích, spokojeni jsou i manažeři, kteří tvrdí:

„Open Space usnadnil komunikaci mezi zaměstnanci, zvýšil jejich motivaci i kreativitu, firmě snížil provozní náklady a zvýšil ziskovost.“ Zaměstnanců, kteří si v takovém pracovním prostředí stěžují na nedostatek klidu, stres a ztrátu soukromí, si nikdo nevšímá.

Postupně se však přece jen začínají objevovat pochybnosti, zda takové uspořádání je opravdu tím nejvhodnějším. Průzkumy totiž potvrzují, že v takovém prostředí je těžké se soustředit na práci.

Koncentraci ruší permanentní hluk, ale i periferně či mimoděk vnímaný pohyb lidí kolem.

Kancelář jako civilizační choroba

Průzkumy provedené ve více než dvaceti zemích navíc potvrzují, že v takovém prostředí se zhoršují vztahy mezi zaměstnanci a produktivita práce klesá, protože k odvedení stejné práce musí většina lidí vynaložit mnohem větší úsilí.

Narůstá i chybovost, která snižuje kvalitu. Lidé pracující v open space kancelářích také podle záznamů čerpají téměř dvakrát tolik dnů nemocenské jako ti, kteří mají izolovanou kancelář.

Lékaři poukazují na prokazatelné zdravotní obtíže způsobené tímto uspořádáním kanceláře. Mezi civilizační choroby je dokonce zařazen SOS čili syndrom open space.

K jeho typickým příznakům patří podrážděnost, zvýšený krevní tlak, bolest hlavy, žaludeční nevolnost a deprese.

„Open space už je dnes v podstatě mrtvým konceptem, byť to zatím mnohé firmy ignorují“ tvrdí odborník na pracovní prostředí Sean Murray a je přesvědčen, změna je jen otázkou času.

Na samotce to jde nejlíp

Výzkum Gallupova ústavu zjistil, že téměř dvě třetiny lidí v kancelářských profesích pracovní prostředí demotivuje. Mnohé podniky se proto snaží prostor otevřených kanceláří rozdělit na ostrůvky pracovních stolů oddělených různými bariérami.

Najímají interiérové designéry, kteří v open space kancelářích navrhují oddělené, domácky útulné bloky, i akusticky izolované buňky, kde je možno třeba vyřídit telefonát.

Mnohé firmy začínají chápat, že spokojený zaměstnanec rovná se vyšší zisk, investují do nadstandardního vybavení kanceláří a přemýšlí, jak pracovní prostředí proměnit v místo kde lze nejen pracovat, ale také relaxovat.

„Zasedačky v některých firmách začínají připomínat spíše obýváky než kanceláře,“ říká Murray.

Oprostit se od zažitých představ o kanceláři je však obtížné, proto jen málokterá firma akceptuje výzkumy, které dochází k závěru, že pracovním prostředím, kde zaměstnanec odvádí nejlepší výkon je buď práce z domova, nebo kancelář, kterou sdílí maximálně s jedním kolegou.

Vlastní stůl? Zbytečnost.

Moderní podniky, které chtějí přežít v současném konkurenčním prostředí, místo přísného režimu a dohledu sázejí na volnost a důvěru. Pro mladou generaci je totiž v práci stále důležitější flexibilita.

Řada firem také začíná chápat, že s rychlým rozvojem nových technologií už práce u stolu není nutností, a že v mnoha profesích lidé nejenže nemusí sedět ve stejné kanceláři, ale dokonce na stejném kontinentu, aniž by mělo vliv na výsledek jejich práce.

Že pracovat na zadaném úkolu, může, obrazně řečeno i zaměstnanec sedící pod palmou někde na pláži. Novému myšlení paradoxně napomáhá i ekonomická krize, která nutí firmy snižovat provozní náklady. Třeba snížením počtu pracovních stolů.

Přes 60 procent lidí v kancelářských profesích totiž pracuje v průměru až desetkrát měsíčně mimo svůj pracovní stůl nebo dokonce mimo kancelář.

„Flexibilními stoly, u kterých pracuje ten, kdo je právě přítomen, ušetřila naše firma 20 procent prostorů a tedy nákladů na pronájem,“ říká Fedja van Kooten z nizozemské IT firmy.

Stejný trend je patrný také v USA, kde se firmy v posledních dvaceti letech zbavily téměř třetiny své kancelářské plochy, a průzkumy naznačují, tento trend stále pokračuje.

Stálá kancelář? Koule na noze.

Stále oblíbenějšími se stávají flexibilní kanceláře. Plně vybavené pracovny i zasedací místnosti, které si lze pronajmout u specializované firmy na několik minut, hodin či dnů.

Lze se v nich připravit na jednání, projednat a podepsat s klientem smlouvu, nebo uspořádat poradu. Stačí se při příchodu přihlásit načtením QR kódu kanceláře a při odchodu stejným způsobem odhlásit. Cena se vypočítá z doby, po kterou je místnost obsazena.

Některé firmy přitom zkouší dotáhnout tento model na doraz. „Kancelářské budovy jsou jako koule na noze, jako bezedná díra polykající miliony. Nájemné, elektřina, topení, voda, úklid, údržba, hygienické prostředky, počítačové vybavení.

Toho všeho jsme se zbavili. Nemáme žádnou vlastní kancelářskou budovu, pouze archiv a sklady,“ říká majitel jedné z novátorských firem.

Doma jako v práci

Skřivan je na nohou za svítání a nejlepší výkon podává během dopoledne. Sova naopak k večeru a pracuje dlouho do noci. V běžné kanceláři tak oba zbytečně ztrácí čas.

Ten první promarní nejaktivnější dobu cestováním do zaměstnání, ten druhý si v kanceláři odsedí povinnou pracovní dobu, a pak jde domů, aby mohl udělat zadanou práci. Dojíždění do kanceláře a zpět je další zbytečnou ztrátou času.

Řada zaměstnanců dnes navíc odmítá používat služební počítač a telefon, protože jejich soukromé jsou modernější, výkonnější a lépe vyladěné než ty, které jim poskytuje firma.

Navíc řada lidí pracuje i doma a firemní počítač je komplikací nejen pro nutnost neustálé synchronizace dat. To jsou jen některé z důvodů proč přibývá těch, kteří vítají možnost pracovat z domova. Problémem přitom nejsou termíny, ani firemní porady.

Ty totiž stále častěji probíhají pomocí programů virtuálních konferencí. Existují také aplikace, které kolegům spolupracujícím na stejném úkolu umožňují být v trvalém kontaktu. „Scházíme se jednou týdně k poradě v zasedačce jedné flexifirmy.

A to jen proto, abychom se osobně setkali. Stejně tak bychom totiž mohli vše projednat videokonferencí,“ dodává zaměstnanec firmy, která se zkouší obejít bez vlastní kancelářské budovy. Díky moderním technologiím to lze a dokonce se to vyplácí.

Lidé, kteří nemusí trávit pracovní dobu v kanceláři, si mohou lépe rozvrhnout čas mezi práci a rodinu.

Mizí tak rozdíl mezi pracovní dobou a dobou volna neboť lidé si v pracovní době vyřizují soukromé záležitosti, ale jsou ochotni řešit pracovní úkoly do noci nebo během dovolené. Ve výsledku jsou pak nakonec výkonnější a kreativnější než kolegové z kanceláře.

Studie navíc prokázaly, že zaměstnanci, kteří pracují z domova, napracují týdně téměř o 5 hodin více, než ti, kteří musejí docházet do kanceláře.