Outlook většina lidí vnímá jako jeden z lepších e-mailových klientů. A jistě oprávněně. Skutečně patří ke špičce. Na druhou stranu však tato definice nereflektuje skutečný potenciál.

Je to jako říct, že iPhone slouží k telefonování – ale zapomenout zmínit jeho komplexní využití.

Kdy ale samotný Outlook přestává stačit? Jakmile začnete řešit víc klientů, projektů a komunikace najednou. Přitom na něj lze pohlížet i jinak než jako na schránku na zprávy.

Pro stovky tisíc podnikatelů, manažerů a freelancerů po celém světě se stal skutečným centrem řízení firmy – a to díky chytrým rozšířením, která do něj přidávají funkce, se kterými tvůrci z Microsoftu původně ani nepočítali.

Problém, který zná každý, kdo někdy vedl byznys

Začíná to nenápadně. Přijde e-mail s poptávkou. Odpovíte, domluvíte schůzku – a ze schůzky vznikne zakázka. Pak přichází další klient, další projekt a další e-mail.

A najednou zjistíte, že spravujete deset konverzací najednou, máte kontakty rozházené v rámci tří aplikací a na některé zprávy jste zapomněli odpovědět třeba i celý týden. Je to přirozené, mozek má omezenou kapacitu. Řešení nabízí CRM v Outlooku.

CRM nemusí být složité, jenom tak zní

CRM, neboli customer relationship management, se česky interpretuje jako „řízení vztahů se zákazníky“.

V praxi to znamená mít na jednom místě přehled o všech klientech, jejich historii, rozepsaných nabídkách i probíhajících projektech.

Tradiční CRM systém jsou samostatné programy, do kterých se musíte zvlášť přihlašovat, zadávat data a udržovat aktuální. Výsledkem je, že je po čase mnoho uživatelů přestane používat – protože to prostě zdržuje.

Český systém eWay-CRM šel jinou cestou. Oblíbené CRM funguje přímo uvnitř Outlooku – jako rozšíření, které vypadá a chová se přesně jako prostředí, které uživatelé znají. Žádné nové přihlašování a přeučování.

Když přijde e-mail s poptávkou, jedním kliknutím z něj vznikne kontakt nebo obchodní příležitost. Integrovaná umělá inteligence přitom automaticky vyplní pole z obsahu zprávy – jméno, firma, téma. Nic se nemusí ručně přepisovat.

Schůzky se samy přiřadí ke kontaktům. Celá e-mailová komunikace s klientem je přehledně pohromadě a dostupná každému v týmu – takže když kolega potřebuje vědět, co bylo naposledy domluveno, nemusí nikoho rušit.

Když zakázku získáte – musíte ji dotáhnout do konce

Akvizicí klienta většina CRM nástrojů skončí. Jenže obchod nekončí podpisem smlouvy. Naopak začíná ta náročnější část. Což v praxi znamená hlídání termínů, rozdělování úkolů, koordinace týmu a průběžné informování klienta.

S eWay-CRM na to nebudete sami.

Má totiž samostatný modul pro řízení projektů v Outlooku. Ke každé zakázce vidíte seznam úkolů s termíny a vlastníky, historii veškeré komunikace i aktuální stav plnění.

Systém navíc ukáže, kdo z týmu je přetížený a kdo má volnou kapacitu – což je informace, která při plánování zakázek chybí snad v každé malé firmě.